Volendo utilizzare una metafora possiamo paragonare il progetto alla nave, in cui il ruolo di chi è chiamato a governarla non è tanto quello del capitano, di colui che decide la rotta o controlla il timone, quanto quello del progettista-architetto che la rende capace di virare, solcare i flutti, lasciar gonfiare le vele dai venti, navigare ed approdare ai porti di destinazione.
Quando ci si cimenta nella stesura di un progetto, dunque, è facile imbattersi in una serie di errori che, spesso e volentieri, ne determinano il fallimento.
Di seguito, indichiamo gli errori frequenti da non fare assolutamente, affinché il progetto abbia una base solida:
1. Non partire dal formulario.
Il formulario è un’ arma a doppio taglio, se non si sa bene come usarla. E’ preferibile prendere carta e penna, buttare giù l’idea progettuale, definendo il target di riferimento, gli obiettivi, i bisogni, gli impatti e le modalità di disseminazione. Solo dopo aver fatto tutto questo, è possibile confrontarsi con il formulario, con i contenuti richiesti e procedere alla compilazione. In questo modo, si ha ben chiaro il progetto nelle varie fasi ed è più semplice rispondere al formulario. In caso contrario, ci si limiterebbe esclusivamente a rispondere, in maniera asettica, a delle domande perdendo la fluidità e l’organicità del progetto, con il rischio che il valutatore non comprenda l’oggetto, il tema di cui si parla.
2. Non coinvolgere in maniera attiva i partner del progetto.
Il Consorzio e la scelta dei partner sono il primo passo per “imbastire” il progetto. Sembrerebbe banale dirlo, ma tutti i soggetti coinvolti devono condividere l’idea progettuale e gli obiettivi , conoscere il proprio ruolo all’interno del Consorzio, come e in che fase del progetto intervengono, in funzione, naturalmente, del loro background. E’ impensabile che si lavori a comparti stagni, ne sarebbe condizionata la qualità del progetto!
3. Non definire in maniera puntuale il target per cui si progetta.
E’ più facile di quanto si pensi che, nella scrittura del progetto, non si faccia attenzione a chi sono i reali destinatari e, di conseguenza, come esso raggiungerà gli obiettivi. Bisogna, dunque, sin da subito individuare il target, nel caso specifico prevalentemente gli studenti, rendendoli protagonisti assoluti e spiegando loro l’importanza dell’intero progetto e le ricadute a livello personale e professionale.
4. Riprendere acriticamente gli obiettivi del Programma senza contestualizzarli.
L’errore che molto spesso si compie è quello di riportare nel formulario solo gli obiettivi generali e le priorità espresse nelle Linee guida del Programma, dimenticandosi di integrarli con gli obiettivi specifici legati al progetto. E’ importante che entrambi siano chiari, descritti in maniera puntuale e di facile comprensione al valutatore.
5. Evitare piani di comunicazione inefficaci.
La disseminazione del progetto è una fase fondamentale, perché permette la diffusione dei risultati su larga scala, favorendo il riconoscimento di una buona pratica per altri. Per questo motivo, bisogna attentamente definire un Piano di Comunicazione che preveda azioni, responsabilità specifiche, target e indicatori. In poche parole, bisogna descrivere il numero di attività, mezzi utilizzati, modalità e tempi di esecuzione, chi fa cosa, come e in che numero.
6. Non definire in maniera puntuale la suddivisione dei compiti tra i partner.
E’ importante stabilire nella fase preliminare, ancor prima di scrivere, qual è il ruolo dei partner all’interno del progetto e qual è il contributo che ciascuno può fornire. Una volta fatto questo, bisogna stabilire modalità,tempi, mezzi di comunicazione da utilizzare e stilare un cronoprogramma (ad esempio un diagramma di Gantt). Quest’ultimo serve ad avere una chiara visione dello sviluppo di un progetto e a responsabilizzare il personale coinvolto, rendendolo consapevole dell’impatto del lavoro da svolgere e sul quanto deve essere realizzato a valle di ciascuna attività.
7. L’idea progettuale non deve essere scontata ma originale e innovativa.
Quando si partorisce un’idea, per il solo fatto che sia una creatura propria, si perde quello spirito critico, quella capacità di astrarsi che permette di valutare in maniera oggettiva l’operato.
Il segreto per avere un idea progettuale non scontata, originale e innovativa è quello di analizzare in maniera critica l’idea partendo dal fare ricerche, intuire in che direzione vanno le politiche europee/globali (linee guida) e quali sono le professioni del futuro. Solo in questo modo, ci si rende conto della validità dell’idea progettuale ed i termini in cui sia diversa, originale ed innovativa rispetto alla miriade di progetti già realizzati. Consiglio: è richiesto a chi progetta una profonda capacità di analisi della realtà, spirito critico, creatività e capacità narrativa.
8.Partire tardi nella scrittura del progetto.
Un buon progetto che si rispetti è sicuramente frutto di una lunga e condivisa analisi sociale, economica, territoriale volta ad individuare le esigenze di partenza che, vedono insieme diversi soggetti (Scuola, Pubblica Amministrazione, Enti, agenzie formative, etc.) per costituire un Consorzio e portare avanti un progetto. Si capisce da se che, per fare tutto ciò e farlo bene è necessario tanto tempo e che la scrittura, seppure importante, è solo una piccola parte del tutto. Il consiglio, dunque, è muoversi con largo anticipo (anche a distanza di un anno all’altro), tenendo presente che, questi Programmi hanno ogni anno più o meno gli stessi tempi di pubblicazione e scadenza, in modo da avere tempo a disposizione per espletare tutte le pratiche, lasciando margini per apportare eventuali modifiche.
9. Evitare di essere prolissi e poco efficaci nella scrittura.
“Less is more” dicono gli Inglesi. Utilizzare un linguaggio diretto, semplice, senza tanti giri di parole, aiuta il valutatore a comprendere in maniera lineare e puntuale gli obiettivi del progetto e come si ha intenzione di raggiungerli. Dall’altra parte, bisogna evitare di essere troppo sintetici, lasciando al valutatore una libera interpretazione e, di conseguenza, tanti interrogativi.
10. Non avvalersi di studi, ricerche e documentazioni che possono arricchire e avvalorare l’idea progettuale.
La sapiente ricerca di documenti e di dati numerico-statistici, per quanto lunga e faticosa, ha uno scopo ben preciso, ovvero quello di avvalorare l’esigenza di scrivere un progetto che parta da reali bisogni. Cosi facendo, si dimostra di conoscere bene l’argomento, il territorio, la situazione socio-economica e il target di riferimento.
Articolo a cura del Team Progettazione di ETN
